Minit ialah dokumen yang membenarkan peristiwa direkodkan secara rasmi. Minit digunakan untuk mendokumentasikan peristiwa yang berlaku, untuk merujuknya apabila perlu, untuk berkongsi maklumat dengan cara yang rasmi dan betul, dan untuk perlindungan undang-undang. Pengumuman rasmi mengenai kejadian itu disediakan melalui minit.

Apa itu Minit?

Menyimpan minit ialah proses merekodkan secara rasmi kandungan sesuatu acara, mesyuarat, proses transaksi atau perbualan dengan tepat sebagaimana keadaannya. Minit disimpan untuk memberikan perlindungan dalam proses undang-undang, untuk mendokumentasikan kejadian secara rasmi, untuk merujuknya sebagai dokumen rasmi dalam proses undang-undang, dan untuk menyampaikan situasi dengan tepat.

Minit yang disediakan oleh institusi rasmi boleh ditandatangani oleh polis, notari, mahkamah, syarikat, pejabat kerajaan atau institusi rasmi.

Bagaimana untuk Menyimpan Minit?

Memandangkan minit adalah dokumen rasmi, terdapat peraturan tertentu yang mesti dipatuhi semasa menyediakannya. Prosedur penyimpanan minit mungkin mempunyai perubahan dan butiran berbeza mengenai sifat dan lokasi acara yang akan direkodkan. Anda boleh menggunakan syarat berikut sebagai contoh cara menyimpan minit:

Sebelum memulakan kandungan minit, anda mesti menulis tajuk mengikut peraturan. Sekiranya tiada situasi khas untuk kejadian yang menjadi subjek laporan, tajuk hendaklah ditulis di tengah-tengah halaman dan dalam huruf besar sebagai 'MINIT'.
Selepas menyatakan sifat kejadian yang diterangkan dalam laporan, maklumat terperinci tentang kejadian itu perlu diberikan. Selain maklumat terperinci tentang kejadian itu, bagaimana maklumat kejadian itu diperoleh juga perlu disertakan dalam laporan.
Maklumat seperti di mana kejadian itu berlaku, tarikh dan masa, serta apakah kejadian itu, juga harus dinyatakan dengan jelas.
Sekiranya terdapat bukti yang boleh dianggap sebagai bukti mengenai peristiwa yang disebutkan dalam laporan, ini juga harus ditambah kepada laporan. Maklumat tentang bagaimana bukti diperolehi juga perlu disertakan dalam laporan.
Jika minit akan mengambil lebih daripada satu muka surat, bahagian belakang halaman hendaklah dibiarkan kosong dan halaman baharu hendaklah dinomborkan.
Tandatangan basah orang yang maklumatnya disertakan dalam minit juga diperlukan. Minit tanpa tandatangan adalah tidak sah.

Perkara yang Perlu Dipertimbangkan Semasa Menyediakan Minit

Memandangkan minit adalah dokumen rasmi, templat dan peraturan tertentu mesti dipatuhi semasa menyediakan minit. Perkara-perkara penting dalam penyediaan minit adalah seperti berikut:

Ia hendaklah disediakan pada kertas A4 atau A5.
Tajuk minit hendaklah ditulis dengan huruf besar di tengah-tengah halaman.
Tarikh dan masa kejadian, butiran tentang bagaimana kejadian itu berlaku dan bagaimana kejadian itu dipelajari harus disertakan secara terperinci.
Bukti mengenai kejadian itu juga mesti disertakan dalam laporan.
Maklumat identiti orang yang dinamakan dalam minit juga mesti disertakan.
Pada penghujung minit, tarikh dan masa minit disimpan dan tandatangan orang yang disebutkan hendaklah disertakan supaya pengakhirannya jelas.

Apakah kegunaan minit?

Minit disimpan kerana ia adalah dokumen rasmi dalam kes di mana insiden itu perlu dilaporkan. Minit berfungsi sebagai perlindungan undang-undang dan undang-undang untuk peristiwa yang berlaku, sebagai rujukan untuk situasi pengurusan perusahaan dan hubungan pekerja-majikan. Untuk membolehkan minit itu dibentangkan sebagai dokumen rasmi dan berguna untuk kejadian itu, mereka mesti bersedia dengan maklumat dan berhati-hati yang sebenar. Minit boleh digunakan sebagai dokumen rasmi untuk acara dan tujuan yang berbeza. Kami boleh menyenaraikan faedah menyimpan minit seperti berikut:

Mereka memberikan perlindungan undang-undang dengan menggunakan minit yang disimpan oleh mahkamah, notari, pejabat rasmi atau institusi awam sebagai bukti dalam proses undang-undang.
Dalam kes di mana sekatan atau prosiding jenayah diperlukan, minit itu dibentangkan kepada mahkamah sebagai dokumen rasmi mengenai proses kejadian.
Dalam institusi perniagaan, minit boleh disimpan untuk menyimpan butiran kandungan mesyuarat dan perbincangan. Minit ini boleh digunakan dalam keputusan masa hadapan.
Minit yang disimpan di tempat kerja boleh disimpan untuk melindungi majikan dan pekerja dalam proses undang-undang mengenai acara di tempat kerja.

Bagaimana Menjaga Minit Mengikut Situasi Mereka?

Dalam kes di mana insiden itu perlu direkodkan, minit boleh disimpan, walaupun di kawasan yang berbeza. Minit boleh disimpan untuk kehidupan perniagaan, pendidikan dan status kesihatan, dan prosiding undang-undang atau jenayah. Sekiranya situasi bermasalah dalam pemeriksaan dan rawatan hospital, laporan boleh disimpan untuk status kesihatan, laporan untuk hukuman seperti disiplin dalam kehidupan pendidikan, laporan untuk sebarang masalah di kawasan tentera atau kemalangan di tempat kerja.

Bagaimana untuk Menyimpan Laporan Kemalangan Lalu Lintas?

Laporan kemalangan jalan raya dengan kerosakan material boleh disediakan mengikut peraturan berikut:

Laporan mesti diisi dalam dua salinan sahaja oleh orang yang terlibat dalam kemalangan itu. Sekiranya anda terlibat dalam kemalangan, adalah wajib untuk mengisi laporan walaupun anda tidak mempunyai lesen.
Walaupun borang yang diisi untuk minit adalah salinan fotostat, tandatangan basah pihak-pihak mesti ada dalam minit tersebut.
Maklumat dalam borang hendaklah diisi dengan tidak lengkap dan punca kemalangan hendaklah dinyatakan dengan jelas.
Memandangkan laporan itu akan menjadi tidak sah jika syarikat dan polisi tidak dapat dikenal pasti, syarikat insurans dan nombor polisi trafik pihak-pihak mesti dinyatakan dengan lengkap dan tepat.
Laporan mesti diserahkan kepada syarikat insurans dalam tempoh lima hari perniagaan.

Bagaimana untuk Menyimpan Laporan Tentera?

Dalam bidang ketenteraan, minit biasanya mempunyai templat tetap. Sebagai contoh, jika laporan itu berkaitan dengan insiden disiplin, tajuk seperti 'LAPORAN PENGESANAN TIDAK DISIPLIN' ditulis di bahagian tengah atas halaman laporan. Selepas menyatakan tarikh, masa yang tepat dan lokasi tepat kejadian, maklumat tentang kejadian dan nama-nama yang disebut dalam kejadian itu disertakan dalam laporan. Selepas tarikh minit disimpan dinyatakan pada penghujung, minit itu dimuktamadkan dengan tandatangan basah orang yang disebut dalam minit itu dan orang yang menyimpan minit itu.

Bagaimana untuk Menyimpan Laporan Pelajar?

Seperti dalam minit-minit lain, selepas tajuk laporan ditulis dengan huruf besar, tarikh, masa, butiran acara dan nama yang disebut dalam acara itu disertakan. Selepas tarikh minit ditambah hingga tamat, minit tersebut dimuktamadkan dengan tandatangan basah pelajar, guru, penolong pengetua dan pengetua.